La sottoscrizione della dichiarazione da parte del contribuente e del sostituto d’imposta è un elemento essenziale del modello che deve essere conservato da tali soggetti. Analoga previsione non ricorre, invece, per il modello conservato dal soggetto incaricato della trasmissione, il quale, come sottolineato anche nella circolare n. 6/E del 25 gennaio 2002, è tenuto a conservare la “copia” della dichiarazione trasmessa, in luogo dell'”originale” sottoscritto e conservato dal contribuente e dal sostituto d’imposta”. In tal senso anche le risoluzioni n. 354/E dell’8 agosto 2008 e n. 194/E del 30 luglio 2009.
Da quanto precede discende che la dichiarazione – trasmessa telematicamente all’Agenzia delle entrate dall’istante – può essere messa a disposizione del contribuente su una piattaforma internet o inviata al suo indirizzo di posta elettronica, ordinaria ovvero certificata, previa “specifica richiesta” sottoscritta dal contribuente medesimo. Peraltro, la messa a disposizione della copia della dichiarazione su una piattaforma internet è già stata esplicitamente consentita nella risposta ad interpello n. 97 pubblicata il 6 dicembre 2018. Si ritiene, inoltre, che la scelta fra l’invio per posta elettronica ordinaria ovvero certificata possa essere lasciata alla libera determinazione delle parti.
Una volta ricevuta la dichiarazione, qualora il contribuente intenda stamparla, firmarla e conservarla su supporto analogico, la medesima può, comunque, essere conservata anche in modalità elettronica senza applicare le regole specifiche del C.A.D., ma deve essere esibita esclusivamente su supporto analogico con sottoscrizione autografa. In senso conforme la circolare n. 6/E del 25 gennaio 2002, che consente, in alternativa alla conservazione delle dichiarazioni cartacee, di “tenere memoria delle dichiarazioni presentate su supporti informatici. In tal caso è fatto obbligo al contribuente di riprodurre la dichiarazione su modello cartaceo qualora l’Amministrazione finanziaria, in sede di controllo, ne faccia richiesta.” Qualora il contribuente, invece, intenda conservare la dichiarazione esclusivamente in formato digitale, trattandosi di documento fiscalmente rilevante, la sua formazione e conservazione sono disciplinate dal combinato disposto degli articoli 2 del decreto ministeriale 17 giugno 2014, e 20, comma 1-bis, del C.A.D., secondo cui i prescritti requisiti di sicurezza, integrità e immodificabilità del documento devono essere garantiti dalla firma digitale o da un altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, apposta dal contribuente medesimo.